Outils numériques : simplifiez la communication de vos équipes

Pratiques et faciles à prendre en main, les outils numériques sont désormais incontournables en entreprise. Agenda partagé, tableaux de bord Kpis, indicateurs temps réel, newsletter, information interne… Chaque service utilise des outils qui lui sont propres pour atteindre les objectifs fixés.

Or, il arrive que certaines informations passent à la trappe du fait de la multitude d’outils.

C’est pourquoi, chez Kpitaine, on s’est posé la question de savoir comment on pouvait faire pour ne pas manquer une information importante d’un service à un autre. Et c’est là que nous est venue l’idée de regrouper l’ensemble des fonctionnalités à un seul et même endroit pour que tout le monde s’y retrouve.

Mais comment ça marche ?

Quand trop d’outils tuent la communication

La crise sanitaire aura eu le mérite d’accélérer la digitalisation des entreprises en moins de temps qu’il ne faut pour le dire. Une (r)évolution dont les résultats sont parfois loin de ceux attendus, notamment en matière de communication interservices.

En effet, la multiplication des outils numériques est souvent source de stress et de frustration pour certains collaborateurs qui peuvent se sentir perdus parmi les nombreuses applications.

• 74% d’entre eux ont le sentiment de passer à côté des informations et actualités de l’entreprise (source).
• 86% se sentent même en situation d’échec du fait d’un manque de communication (source).

Une communication pourtant bien présente mais parfois compliquée à mettre en place de manière efficiente entre les différents services.

La solution ?

Regrouper l’ensemble des outils de communication sur un seul outil numérique pour que tous les secteurs aient accès à l’ensemble des informations de l’entreprise sans pour autant mélanger les données propres à chaque service.

Comment utiliser un outil commun pour un meilleur accès à l’information ?

CAS D’USAGE CHEZ KPITAINE

C’est en constatant nous-mêmes la difficulté de bien faire passer l’information d’un service à un autre que l’idée de créer un tableau de bord commun est apparue chez Kpitaine.

Nous avons commencé avec la création d’un support commun à tous les services pour animer nos AIC* matinales. Nous travaillons désormais avec un seul et même affichage dynamique composé de 6 encarts reprenant les 6 informations clés à aborder lors des réunions.

* Animation à intervalles courts

Chaque service peut ensuite s’y référer pour faire remonter ses propres informations et consulter l’avancée des autres secteurs tout en gérant son propre affichage.

Assurer la communication interne en entreprise en liant les différents services Kpitaine permet de centraliser l’information pour un meilleur suivi et une expérience client améliorée

Rassembler les différents logiciels utilisés par chaque service à un seul et même endroit permet une remontée fiable des informations.

Force est de constater que cette méthode nous fait gagner un temps considérable et renforce notre esprit d’équipe !

CAS D’USAGE CHEZ UN DE NOS CLIENTS

L’un de nos clients dans le secteur de l’industrie en a d’ailleurs fait son écran référent pour briefer ses équipes au quotidien. La centralisation des informations lui facilite la communication interne multi-site et permet un suivi efficace, même à l’international.

Par exemple, si un problème de qualité est détecté par le Service Qualité, l’information est remontée en temps réel au Service Production qui peut alors prendre les mesures nécessaires pour résoudre le problème sans attendre.

Ainsi, le suivi client est assuré : la mise en commun des informations de chaque service évite la perte d’une information importante qui pourrait avoir des conséquences sur l’expérience globale du client.

Ce qu’il faut retenir

A l’image d’un intranet de l’entreprise, la solution Kpitaine devient le point de repère et crée du lien entre les collaborateurs et managers.

Regrouper les fonctionnalités des différents secteurs de votre entreprise sur un seul et même outil permet d’adopter un langage commun, tant au niveau du partage de la data que de la manière de communiquer. Les informations sont claires et mises à jour en temps réel, réduisant considérablement le risque de fuite d’informations.

Moins de stress et plus de lien entre les services = Plus de bien-être au travail ++

Faites de votre communication interne LA référence de votre entreprise !