Etroitement lié aux techniques du lean management, le management visuel digital collecte, traite et affiche des données provenant de différentes sources (IoT, Big Data, CRM…). Il facilite la diffusion des informations à tous les acteurs de l’entreprise et permet l’animation de réunions efficaces et percutantes.
Au management visuel les tableaux blancs, post-its, feuilles volantes et stabilos, au management visuel digital les écrans dynamiques, personnalisés et interactifs ! Présenté de cette façon, on se dit que ce serait dommage de s’en passer ! Mais certaines idées reçues circulent dans les entreprises et freinent la mise en place de cet outil puissant en faveur de l’excellence opérationnelle. Quelles sont-elles et comment y répondre ? Kpitaine vous aide à lâcher les freins !
Idée reçue n°1 : « Le management visuel digital est au service du top management. »
-
« Encore un truc qui ne sert que les intérêts des managers et de L’IT ! »
Le management visuel digital est un outil au service du lean management, dont la mise en place rencontre aussi des réticences. Les collaborateurs y voient une méthode au service du management, un affichage de chiffres et de données qui met en valeur les dirigeants et n’a aucune utilité pour les équipes. Ils peuvent aussi penser que c’est un outil technologique réservé à l’IT, qui est inaccessible pour le reste des collaborateurs non-informaticiens.
-
« Personne n’a consulté les équipes pour avoir leur avis. »
Certains employés ont une image des chefs dans leur tour d’ivoire, qui prennent des décisions sans demander l’avis de leurs équipes et les mettent devant le fait accompli. Les collaborateurs doivent alors s’adapter à des changements de process et de nouveaux outils qu’ils n’ont pas choisi et qu’ils découvrent en subissant et non en agissant.
-
« Les managers ne sont pas concernés par le terrain. »
Les salariés ont parfois l’impression que leurs supérieurs hiérarchiques ne comprennent pas leur travail, qu’ils ne prennent pas en considération leurs contraintes, leurs difficultés, leurs aspirations ou même qu’ils ne se rendent pas compte que leur poste est essentiel. Cette idée reçue (à condition qu’elle ne soit pas fondée !) peut être un frein pour la mise en place du management visuel digital et surtout l’adhésion de toute l’équipe au projet.
-
Comment faire face à ces préjugés ?
Le mot clé est communication ! Le management visuel digital offre des avantages pour tous les acteurs dans l’entreprise, et c’est aux dirigeants de démystifier cet outil, de montrer qu’il est simple à utiliser et à optimiser, et surtout qu’il est bénéfique pour tous, d’un bout à l’autre de l’entreprise. Le succès de sa mise en place et surtout l’assiduité des utilisateurs dépend de la compréhension, l’adhésion et l’implication de chacun. S’il peut arriver que certains managers ne soient pas assez connectés au terrain, le management visuel peut justement être un outil formidable pour faire le lien !
Idée reçue n°2 : « Le management visuel digital est une menace pour les employés. »
-
« Le digital va remplacer les humains. »
Le virage du numérique est parfois considéré comme dangereux. On pense que les machines vont remplacer les hommes, qu’il faut se méfier de toute technologie qui pourrait faire le travail de façon plus efficace et plus rapide. Concernant l’affichage visuel digital, on peut penser qu’il va couper toute communication entre les hommes, les écrans venant remplacer les discussions et les réunions.
-
« Les données affichées révèlent les failles de chacun. »
Une idée reçue courante est que le traitement, l’affichage et l’animation des données est une méthode pour surveiller et juger les employés. En effet, en utilisant la data pour atteindre l’excellence opérationnelle on traite les problèmes, qui à l’origine viennent souvent des hommes et des femmes ! Qualité, délais, absentéisme, productivité, gaspillage… la crainte de faire des erreurs, d’être jugé et surtout de perdre son emploi est tout à fait légitime !
-
« Ces écrans vont créer une ambiance malsaine dans l’entreprise. »
Il arrive que les humains, lorsqu’ils sont en groupe, ne se tirent pas vers le haut, qu’ils alimentent la polémique, qu’ils résistent aux changements. En mettant le doigt sur les problèmes et en affichant les données à la vue de tous, on peut croire que cela va créer un esprit de compétition, diviser les employés ou les monter les uns contre les autres.
-
Comment combattre ces idées fausses ?
Loin de remplacer les hommes, le management visuel a pour objectif de tirer le meilleur de l’humain. Les données sont collectées en temps réel, synchronisées et analysées pour trouver une solution grâce à l’intelligence collective, responsabiliser chacun et non le pointer du doigt. Encore une fois, communiquer en amont est important, notamment sur le fait que dans cette démarche chaque erreur est une source de progrès. Faire participer à tour de rôle le plus possible de salariés à tous les niveaux pourra les aider à se rassurer.
Idée reçue n°3 : « L’affichage visuel digital n’est pas sûr. »
-
« On ne peut pas faire confiance aux données. »
La méfiance face à la technologie est encore bien présente. Peut-on se fier à une machine ? Comment s’assurer que les données sont exactes ? D’où viennent-elles ? Comment sont-elles récoltées ? A la limite, on veut bien se fier à un tableau Excel ou un Powerpoint… mais un logiciel qui capte les données, les synchronise et en plus les retraite pour les présenter ! C’est autant d’étapes que de sources d’erreurs possibles. A tous les niveaux, management, RH, ventes, production… on peut craindre que la machine soit faillible.
-
« Le traitement des données n’est pas sécurisé. »
Certaines données dans l’entreprise peuvent être sensibles et on peut hésiter à les confier à l’entreprise extérieure qui installe le logiciel d’affichage visuel. Aujourd’hui avec la protection des données, on peut redouter également que le captage des données notamment sur les prospects ou les clients soit risqué et non éthique.
-
Alors… Qu’est-ce qu’on répond à ça ?
La récolte automatique des données est beaucoup plus fiable que la saisie manuelle ! Avec une bonne préparation lors de la mise en place et une réflexion sur les données à afficher, elles sont une base sûre et précieuses qui fournit les clés pour prendre les bonnes décisions. Les données récoltées sont conformes au RGPD et les données de l’entreprise ne sont pas stockées chez le prestataire, comme c’est le cas avec la solution Kpitaine.
Idée reçue n°4 : « L’affichage visuel digital est coûteux. »
-
« L’équipement pour récolter et afficher les données coûte cher. »
Un logiciel, des écrans, l’installation, sans compter la maintenance et les mises à jour ! Combien ça va nous coûter tout ça ? Le management peut hésiter à investir, et au sein des équipes on peut voir cet investissement comme étant superflu, surtout si on n’est pas convaincus de son utilité !
-
« La formation pour maîtriser le logiciel est coûteuse. »
La prise en main du logiciel, les techniques d’animation et d’affichage nécessitent des formations de base ainsi que des remises à niveau régulières… Le management hésite parfois à investir, d’autant que pendant que les employés sont en formation, ils ne sont pas productifs !
-
« Nous allons devoir créer de nouveaux postes. »
Si on pense que la mise en place de la solution d’affichage visuel digital est compliquée, on peut penser également qu’il faudra engager des experts pour sa mise en place. Et créer de nouveaux postes, ça coûte cher !
-
Les arguments pour prouver le contraire
L’investissement dans l’affichage visuel digital est largement amorti grâce à la résolution de problèmes et la recherche de l’excellence opérationnelle. Bien utilisé comme support du lean management, il aide à la réduction du gaspillage, améliore la productivité, booste la résolution de problème. De plus il existe des solutions offrant des forfaits évolutifs voire des solutions d’essai gratuites, comme celle Il n’est pas nécessaire d’engager un spécialiste pour maîtriser l’outil, qui est à la portée des employés motivés déjà en place dans l’entreprise.
Idée reçue n°5 : « Le management visuel digital, c’est complexe ! »
-
« C’est réservé aux digital natives. »
On pense souvent que l’évolution numérique n’est accessible qu’à la génération Y, qui est née avec le digital, et que les employés plus « senior » ont du mal à s’adapter aux nouveautés, surtout quand elles sont technologiques.
-
« Le numérique ça change tout le temps, on ne pourra pas suivre. »
Il est vrai que dans bien des domaines, aucune compétence n’est acquise, en particulier dans le numérique qui évolue très rapidement. Cela peut effrayer les employés qui y voient une source de difficulté, de stress permanant et craignent de ne pas être à la hauteur. Encore cette fameuse crainte du changement…
-
« On n’a pas les compétences en interne pour l’utiliser. »
Chaque fois que de nouvelles technologies sont mises en place dans l’entreprise, certains collaborateurs opposent de la résistance pour échapper à toutes les contraintes que cela peut engendrer. S’ils n’ont pas toutes les clés pour comprendre et appréhender ces nouveaux outils, ils peuvent penser que ce n’est pas fait pour eux.
-
Comment répondre à ces objections ?
L’enjeu est surtout de fédérer les équipes et d’impliquer les collaborateurs à tous les niveaux, en tirant parti des compétences de chacun. Tout l’intérêt de la méthode Lean appuyée par l’affichage digital est justement l’amélioration continue, donc l’apprentissage permanant. Et pour argumenter davantage, voici un article de « Visionary Marketing & Innovation » qui démonte le concept des « digital natives ».
Idée reçue n°6 : « Le management visuel digital, ça ne sert à rien ! »
-
« On a toujours fonctionné avec des tableaux blancs, pourquoi changer ? »
Le tableau blanc ou le tableau en liège sont des supports qui sont encore utilisés dans beaucoup d’entreprises. Ils ont un côté statique, rassurant, autant pour les managers que pour leurs équipes.
-
« Le management visuel digital, c’est une perte de temps. »
La mise en place de cette méthode, l’analyse et la réflexion en amont, la formation des équipes pilote, et l’animation régulière de réunions autour des écrans prend effectivement du temps, que certains collaborateurs considèrent comme perdu. L’argument de « la perte de temps » peut être lié à la crainte que ce nouveau projet entraine une surcharge de travail et par conséquent moins de temps pour les taches de tous les jours.
-
« Ces écrans sont des gadgets. »
Toutes les technologies numériques peuvent être considérées comme superflues si on ne les optimise pas et qu’on ne les utilise pas régulièrement. Les employés peuvent voir l’affichage digital comme un simple écran de télé qui fait défiler des graphiques et des chiffres.
-
« Ces chiffres, ces tableaux, c’est du virtuel, pas du concret ! »
« Les chiffres, on peut les faire parler comme on veut », vous diront certains collaborateurs réfractaires. En effet, des données sur la qualité, l’absentéisme, la productivité ne veulent rien dire si elles ne sont pas expliquées, interprétées, croisées, analysées et débattues. Sur le terrain, les équipes peuvent craindre qu’il y ait un fossé entre la réalité et les données utilisées.
-
Comment finir de convaincre les équipes ?
Si les tableaux blancs ont fait leurs preuves, ils ont aussi fait leur temps ! Le management visuel digital, ce ne sont pas que des écrans ! C’est surtout ce qui se passe derrière les écrans, c’est-à-dire la collecte et le traitement des données, et également devant les écrans, c’est-à-dire l’animation des réunions qui font sa force. Bien utilisé, cet outil est un gain de temps qui synchronise automatiquement les données et permet aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Connecté au terrain grâce à des données en temps réel, il permet de mettre en place des actions concrètes et tendre vers l’excellence opérationnelle, comme avec notre solution Eureka permettant d’insuffler la résolution de problème.
Tout changement entraîne des craintes, des réticences, des objections. C’est humain ! Le management visuel digital est la solution pour réagir en temps réel et améliorer la prise de décision grâce à des équipes impliquées et responsabilisées. Mais encore faut-il les convaincre ! Si malgré tous nos arguments, vous rencontrez encore des réticences, consultez notre article sur les gains clés du management digital, ou appelez-nous à l’aide !