Les 4 erreurs à faire pour se “taper l’affiche” dans la mise en place d’écrans d’informations dynamiques en interne !

L’affichage dynamique, appelé également par de nombreux autres termes (digital média, affichage digital ou encore affichage numérique), correspond au passage de l’affichage papier aux nouvelles technologies d’affichage digital et d’interactions via des écrans.

Passer à un affichage dynamique, pourquoi ?

L’affichage numérique est un nouveau support de communication et ses avantages sont nombreux, quel que soit votre secteur d’activité :

  • Gain de temps et de performance dans votre communication interne

  • Des informations toujours à jour grâce au digital

  • Fluidité dans le partage d’informations et standardisation dans l’affichage

  • Modernité et nouveauté : attractivité pour vos recrutements et image de modernité pour vos visiteurs

  • Nouvelles possibilités : les indicateurs peuvent se mettre à jour tout seul, ajouter la météo et votre flux d’actualité de votre site web...

  • Économies en papier et en encre

Erreur N°1 : penser que c’est facile !

Lorsque vous décidez de mettre en place une solution d’affichage dynamique, l’erreur numéro 1 est de penser que c’est facile. Il y a en effet de nombreux paramètres à prendre en compte mais qui sont souvent négligés.

Mettre en place un projet d’affichage numérique, quelle que soit l’échelle, demande de la planification et de déterminer en amont les objectifs que vous souhaitez obtenir en implantant ce nouveau moyen de communication.

Erreur N°2 : ne pas avoir une réelle stratégie de contenu

Le digital n’est qu’un outil, la stratégie du contenu est toute l’intelligence de la démarche, c’est ce que vous allez afficher sur vos supports digitaux.

Vous allez transformer ou créer un point d’affichage digital, la démarche peut paraître complexe, parfois on ne sait pas par où commencer.

Kpitaine vous accompagne dans la démarche globale, entre management du changement et transformation digitale, vous allez créer une cartographie du flux d’informations internes.

L’objectif ici, est d’afficher la bonne information, le bon KPI au bon endroit au bon moment et aux bonnes personnes.

Quel contenu, à quel endroit ? À quelle fréquence ? Comment organiser l’information ? Comment uniformiser l’affichage ? Ou placer les écrans ?

Quelle information se digitalise ? Quelle information n’a pas de sens d’être digitalisée ?

Vous n’avez pas le temps pour traiter tous ces sujets, faites appel aux experts.

Erreur N°3 : Tout synchroniser directement à vos logiciels internes

L’affichage dynamique en multi-synchronisation, en temps réel n’est pas évident à mettre en place. Un des éléments fondamental dans tout système d’affichage dynamique c’est le logiciel. C’est lui qui permet la gestion de contenu centralisée de vos écrans. Et sans prestataire d’affichage dynamique, difficile de gérer cette partie technique. D’autant plus que le choix de ce logiciel est hautement stratégique.

Le degré de simplicité ou de complexité de la solution choisie peut avoir un impact très important sur la gestion de vos écrans.

Afin de ne pas bousculer toutes vos habitudes, la multi-synchronisation vous permettra de vous connecter directement à vos données internes et cela peu importe où elles sont stockées : ERP, fichier Excel… Pour exemple, la donnée est souvent brute dans l’ERP et retravaillée dans vos fichiers Excelle : nous venons chercher la donnée à traiter où elle se trouve.

C’est un préalable stratégique pour vous proposer une solution sur-mesure, cela nous offre une plus grande flexibilité dans la phase de définition des informations à transmettre, celles qui sont pertinentes ou encore les KPI qui feront la différence. Quand ces informations et KPI sont déterminés et validés, Kpitaine synchronise le tout à vos données.

Erreur N°4 : Faire PARFAIT du premier coup

Dernière erreur mais pas des moindres, penser que vous pouvez “faire parfait” du premier coup. Et autant, être franc, c’est impossible. La mise en place d’écrans d’informations dynamiques en interne est une démarche itérative soit une démarche de “test and learn” où le terrain est source d’apprentissage et de retour d'expériences pour une amélioration continue.

C’est grâce aux remontées de terrain que les actions correctrices prendront forme et que de nouvelles idées vont émerger. L’affichage digital dynamique est un outil du Lean management où l’amélioration continue est un enjeu stratégique de première importance.

Cette flexibilité d’amélioration, de correction fait la force de l’offre de Kpitaine où vous avez l’entière autonomie de pilotage de l’outil. Ce qui en dehors de la flexibilité est un atout à ne pas négliger lorsqu’on est sur des démarches innovantes et évolutives. Pour vous accompagner au mieux, Kpitaine vous conseille dans l’évolution du contenu (suivi de compte tous les 3 mois).

Ce n’est pas votre métier, faites appel à des experts :

Kpitaine est la solution d'affichage dynamique clé en main qui vous offre un outil simple pour administrer l'affichage en interne, vous conseille sur les types de supports (écrans, tablettes, smartphones) adéquats et sur votre stratégie de communication et management visuel.

Le prix

L’offre de Kpitaine va au-delà de la technique et de la technologie c’est une gestion de projet de A à Z pour un prix raisonnable à partir de 30€ / mois / écran.

À cela s’ajoute un accompagnement de mise en place au démarrage de 2000€ comprenant : l’audit, la formation, la livraison en plug&play et le suivi de compte.


Les risques

À ce prix là, la question se pose alors clairement si cela vaut le coup de mobiliser des équipes en interne dont ce n’est pas le métier avec tous les risques que cela comporte :

  • Perte de temps et d'efficacité : dédier des équipes techniques pour maintenir et faire évoluer la solution alors que ce n’est pas leur métier

  • Méconnaissance du domaine : vous ne serez jamais plus en veille que nous sur notre métier

  • Mise en oeuvre complexe : bon courage pour le lancement de votre projet en interne, ce n’est pas un sujet de production pure, du coup vous repoussez les échéances de sortie de projet.

  • Échec de la solution : abandon de l’usage par trop de complexité d’utilisation : nous sommes expert du logiciel et de l’expérience utilisateur !

L’accompagnement

Faire appel à un prestataire d’affichage dynamique clé en main c’est s’assurer d’une expertise complète :

  • Audit de votre besoin.

  • Construction sur-mesure des tableaux de bord.

  • Formation et autonomie.

  • Accompagnement et suivi.

Kpitaine vous propose une solution globale, sur mesure, pour répondre à vos besoins d’amélioration continue et de centralisation des informations de votre entreprises. Kpitaine est une équipe technique avec des expertises reconnues en veille permanente proposant un accompagnement de proximité garantissant la sécurité de vos données.

Alors quand est-ce que vous passez à la kpitainerie pour déléguer votre communication interne digitale ?